Gestió de rebuts
Generació i gestió de remeses de rebuts bancaris i en efectiu.
- Rebuts
- Generar una remesa
- Gestió dels rebuts d'una remesa
- Exportació de la remesa
- Tractament dels impagaments
Rebuts
Des de l'apartat Rebuts del menú principal podem veure, consultar i generar remeses de rebuts.
Al llistat general de remeses podem veure la data, el compte bancari, el nom de la remesa, el número de rebuts totals que conté i l'import de cada remesa. El llistat es pot filtrar segons el banc de l'ordenant.
Generar una remesa
Per generar una nova remesa de rebuts, premem el botó "+ Afegir remesa".
Serà necessari indicar:
- El compte bancari de l'entitat.
- El nom de la remesa (per defecte, l'aplicació proposa un nom amb la data d'avui).
- Una data (que serà la que el sistema utilitzarà per realitzar els càlculs).
- Marcar de quin grup o grups volem generar la quota (normalment serà el grup Socis, però pot haver-hi altres grups amb quotes configurades com seccions esportives, teatre, cursos, etc.).
Opcions addicionals de generació:
- Quotes proporcionals: Podem marcar l'opció d'afegir quotes proporcionals dels nous membres. Per exemple, si hi ha un nou membre al febrer i la següent quota periòdica no es cobra fins al gener de l'any següent, es generarà un rebut automàtic amb la part proporcional dels mesos restants.
- Quotes impagades anteriors: Si existeixen cuotes impagades de remeses anteriors, el sistema proposarà tornar a incloure-les en aquesta nova remesa des d'aquesta mateixa finestra.
Al prémer "Guardar", el sistema generarà automàticament els rebuts segons els paràmetres indicats. Si no es marca cap grup, es generarà una remesa en blanc, podent afegir després rebuts manualment per a qualsevol persona de la base de dades.
Gestió dels rebuts d'una remesa
A la pàgina interior de la remesa, a la part superior podem veure el resum global: el número total de rebuts, els rebuts que s'hauran de girar pel banc i els rebuts que es cobraran en efectiu, juntament amb l'import total de cada modalitat.
També podem modificar el compte i el nom de la remesa si canviem els seus valors i premem el botó "Guardar" a la part inferior de la secció.
Afegir rebuts
Amb el botó "Aixecar/Afegir rebut", s'obrirà una finestra on haurem d'indicar el contacte destinatari, el concepte del cobrament i l'import. Al guardar, el nou rebut s'afegirà directament a la remesa actual.
Modificar rebuts
Al llistat podem desplegar cada rebut i consultar les dades del pagador i el detall del rebut.
Podem modificar directament el detall del rebut: el concepte, l'import i si considerem l'ingrés com a donatiu o no (si la cuota general ja estava configurada com a donatiu, la casella "És un donatiu" apareixerà marcada per defecte).
A més, per a cada rebut, prement la icona de Modificar, canviar l'estat del rebut (Acceptat / Impagat) o indicar si aquest rebut es paga en efectiu, en cas de ser necessari.
⚠️ Avís: Desconnexió amb la fitxa de contacte
Els canvis realitzats directament en els rebuts d'una remesa no afecten a la fitxa general del contacte ni a la del seu pagador.
És a dir, si el que voleu és modificar l'import de la quota d'un contacte de forma permanent, el seu número de compte o la forma de pagament, heu de fer-ho des de la seva fitxa de contacte o de pagador. Posteriorment, podeu utilitzar el botó "Actualitzar dades" de cada rebut per actualitzar la informació amb les noves dades sense necessitat de regenerar tota la remesa de zero.
🔍 Filtrar rebuts
A la part superior del llistat de rebuts de la remesa, podem filtrar els resultats per l'estat del rebut (pagat / impagat), la forma de pagament (rebut bancari o efectiu), i també podem cercar directament pel nom del soci o el número de referència.
Exportació de la remesa
Una vegada s'ha comprovat que el contingut de la remesa és completament correcte, es pot generar el fitxer d'exportació bancària.
Per fer-ho, hem de prémer el botó "Fitxer SEPA", i automàticament es descarregarà al nostre ordinador un arxiu amb format .XML. Si faltés alguna dada necessària per a la seva generació (com un IBAN erroni), el sistema mostraria un error en aquell mateix moment.
L'arxiu descarregat serà el que s'haurà d'importar directament a la plataforma de la vostra entitat bancària per poder emetre i girar la remesa de cobraments.
ℹ️ Nota: Agrupació per pagador
Per evitar emetre múltiples rebuts diferents a un mateix pagador en una mateixa remesa, els rebuts exportats a l'arxiu SEPA s'agrupen automàticament per pagador.
Descarregar PDF rebuts
Si la remesa conté rebuts en efectiu, també podem descarregar el PDF com els comprovants de pagament emplenats prèviament.
En aquest cas, serà necessari imprimir-los, signar-los i lliurar-los físicament en el moment del pagament.
Exemple de rebut:
Tractament dels impagaments
Si, passats uns dies després de l'enviament de la remesa al banc, alguns d'aquests rebuts són retornats, serà necessari indicar-ho al programa.
Per fer-ho, hem d'accedir a la remesa, cercar el rebut afectat (es pot utilitzar el cercador per buscar per nom o per referència), modificar-lo i marcar-lo com a impagat.
En aquest moment podem afegir un comentari intern (per exemple, si coneixem el motiu de l'impagament) i marcar si volem que el rebut pugui tornar a girar-se automàticament en futures remeses. Per defecte, aquesta opció apareixerà marcada.
Si en el moment de generar una remesa de rebuts per a un dels grups aquest té quotes impagades de remeses anteriors, es mostrarà quines són i podran marcar-se per generar novament el rebut dins de la remesa que estem creant.
En aquest cas, s'aplicarà la comissió de devolució del rebut, l'import del qual està configurat a la configuració del compte bancari.
Exportació del llistat
Amb el botó "Exportar", podem extreure el llistat del resum dels rebuts en format .CSV.