Manual de usuario Índice Introducción y acceso Contenido general sobre la herramienta y cómo acceder a ella por primera vez. Introducción Acceso a la aplicación Configuración Todos los parámetros de configuración iniciales y avanzados de la aplicación. Configuración Datos de la entidad Personaliza el Gestión de Entidades Bancos Documentos públicos TPV Solicitud de alta de socios desde la web Registro de envío de correos electrónicos Remitentes de correo electrónico Plantillas de correos electrónicos Herramientas de cabecera Gestión de contactos Administración de personas, grupos, cargos, cuotas y documentos. Grupos de contactos Personas Cargos Cuotas Documentos Grupo Gestión de recibos Generación y gestión de remesas de recibos bancarios y en efectivo. Recibos Generar un recibo Gestión de los recibos de una remesa Exportación de la remesa Tratamiento de los impagos Carnets digitales Creación, diseño, envío y validación de los carnets digitales en PDF. Introducción a los carnets digitales ¿Quién puede tener un carnet digital? Diseño del carnet digital Envío de los carnets Descarga del carnet digital Validación del carnet digital Regeneración del código QR Página de validación de carnets digitales Wallets (Carteras Digitales) Carnets digitales para Google Wallet y Apple Wallet. Introducción a los Wallets Activación del carnet en el Wallet Diseño del carnet en el Wallet Envío del carnet al Wallet Consideraciones técnicas y consejos Módulo de Campos Adicionales Personalización de los perfiles de contactos con información adicional. Introducción Configuración de los campos adicionales Edición de los valores en el apartado de edición de contactos Visualización de los valores en la ficha de cada contacto Filtrado de contactos Importación de contactos Exportación de contactos Inclusión de datos en el carnet digital Formulario de inscripción de socio en la web Plantillas de correo electrónico Eliminación de campos adicionales Módulo de Etiquetas Postales Impresión de etiquetas con direcciones postales de los contactos. Permite imprimir etiquetas con las direcciones postales de cualquiera de los grupos de contactos o de cualquier listado filtrado de contactos. Generar etiquetas Configuración del formato de etiquetas Agenda Programación y gestión de eventos de la entidad. Introducción a la Agenda Gestión de eventos Filtrado y exportación de la agenda Agenda web pública Espacios Gestión de los espacios físicos de la entidad y solicitudes de uso. Configuración Espacios Consulta y visibilidad de los espacios Solicitud de uso de espacios desde la web Donativos Gestión de proyectos de recaudación y aportaciones económicas. Introducción a las Donaciones Gestión de proyectos Aportaciones y financiadores Certificados de donación Generación y envío de certificados de donación para financiadores. Configuración del certificado Generación del certificado Módulo Inmuebles Registro y gestión del patrimonio inmobiliario de la entidad. Introducción Inmuebles Información general del inmueble Apartado de Actividad (Inquilinos y Cesiones) Apartado de Gastos Módulo de Convenios Gestión de los acuerdos y convenios de la entidad. Introducción Datos y campos del convenio Búsquedas, vinculaciones y exportación Módulo de Seguros Gestión de las pólizas de seguro de la entidad. Introducción Datos y campos del seguro Buscador, trazabilidad y exportación Alertas Configuración de notificaciones automáticas para administradores. Introducción Datos y campos de la alerta Tipos de alertas disponibles Canales de recepción, trazabilidad y opción de posponer Contactos FAC y documentos FAC Recursos compartidos exclusivos para entidades federadas en la FAC. Introducción Documentos FAC AraTiquets Gestión de eventos y venta de entradas mediante la plataforma AraTiquets. Introducción Crear evento Modificar/Configurar evento Añadir mapa Añadir Tarifas Añadir validadores de entradas Añadir vendedores de taquilla Añadir abono Web AraTiquets Introducción y acceso Contenido general sobre la herramienta y cómo acceder a ella por primera vez. Introducción Gestión de Entidades es una herramienta que, entre otras funcionalidades, permite: 👥 Administrar los datos personales de los socios y socias. ✅ Disponer de un formulario público de alta de socios. 📁 Organizar los contactos por grupos. 💳 Generar y enviar carnés digitales. 💰 Configurar cuotas para los grupos. 🧾 Emitir recibos a los contactos, generando archivos en formato SEPA o recibos en efectivo. 📅 Programar eventos. 📨 Invitar a personas y grupos a los eventos. 🏛️ Gestionar espacios. 📋 Disponer de un formulario público para solicitar el uso de espacios. 📊 Consultar datos estadísticos, como la evolución del número de socios a lo largo del tiempo, la pirámide de edades, el estado de los socios por género, etc. 🔗 Acceder a una base de datos de contactos de la FAC (si sois miembros de la FAC). 📥📤 Importar y exportar datos. Acceso a la aplicación Para utilizar Gestión de Entidades, si sois miembros de la FAC, vuestra entidad debe solicitar un acceso a los SIFAC (Servicios Informáticos de la FAC). Los SIFAC os enviarán un correo electrónico con la dirección de acceso y las credenciales correspondientes. Al hacer clic en el enlace, accederéis a la página de autenticación, donde deberéis introducir vuestro usuario y contraseña. > 💡 Consejo: Si olvidáis la contraseña > > En caso de olvidar la contraseña o de perder el correo electrónico enviado por los SIFAC, podéis hacer clic en el enlace "He olvidado mi contraseña". Indicando vuestro correo electrónico y siguiendo los pasos indicados, podréis cambiar vuestra contraseña y recuperar el acceso. Si no sois miembros de la FAC, podéis acceder a gestioentitats.cat/es y pulsar el botón "Pruébalo". Será necesario indicar el nombre de la entidad y una dirección de correo electrónico, donde recibiréis las credenciales de acceso. Configuración Todos los parámetros de configuración iniciales y avanzados de la aplicación. Configuración Al acceder a la aplicación, veremos el nombre de la entidad en la cabecera de la página y, en la parte superior derecha, encontraremos un buscador general, el icono de configuración, el botón para actualizar la página y el menú de usuario. La primera vez que accedáis a la herramienta, os recomendamos configurar la aplicación para vuestra asociación (aunque también podréis ajustarla más adelante). Para ello, debéis hacer clic en el icono de configuración de la cabecera y aparecerá el siguiente menú: Datos de la entidad En este apartado podéis configurar la información básica de vuestra entidad. Estos datos se utilizan en diferentes partes de la aplicación y también en las páginas públicas y en las notificaciones que reciben vuestros miembros. Campo Descripción Nombre de la entidad Nombre oficial de la organización. Se mostrará en la aplicación, en diversas páginas públicas y en las notificaciones. Identificador de URL Código que sirve para generar las direcciones web de vuestra entidad, por ejemplo, para acceder a la página del formulario de alta de socios, a la página de eventos, etc. Correo electrónico Dirección principal de contacto. También se utiliza para enviaros notificaciones automáticas generadas por la aplicación. NIF — Idioma corporativo de la entidad Es el idioma en el que se mostrarán las páginas públicas y las notificaciones que la entidad envía a sus miembros. Dirección — Teléfono — Logotipo de la entidad Aparecerá en la cabecera de la página, en el pie de las notificaciones que puedan recibir los contactos y en la cabecera de los formularios públicos, entre otros lugares. Personaliza el Gestión de Entidades Esta utilidad permite elegir qué grupo de contactos se utilizará como base para calcular los gráficos y las estadísticas del dashboard. Por defecto, todas las entidades tienen configurado el grupo "SOCIOS". Si no cambiáis nada, el dashboard seguirá funcionando como hasta ahora. Cómo configurarlo: 1- Entra en el menú Configuración. 2- Abre el apartado Personaliza el Gestión de Entidades. 3-Al campo Grupo de contactos a partir del que se realizan los cálculos de los gráficos, selecciona el grupo que quieres utilizar. 4-Guarda los cambios. A partir de este momento, el dashboard calculará los gráficos, estadísticas, pirámide de edades, histórico de miembros y últimas incorporaciones a partir del grupo seleccionado. Ejemplo: Si una entidad no quiere que el dashboard se calcule con el grupo "SOCIOS", sino con un grupo llamado "Participantes activos", solo tiene que seleccionar este grupo y guardar. ⚠️ Aviso: Este cambio solo afecta a los cálculos del dashboard. No modifica el funcionamiento del grupo "SOCIOS" ni del grupo de solicitudes pendientes, que se siguen utilizando para otros procesos internos como altas, validaciones y gestión de miembros. Bancos Si se desean emitir recibos a los socios (teniendo activo el módulo de Gestión de cuotas y recibos), en el apartado Bancos es necesario configurar al menos una cuenta bancaria de la entidad. Para cada cuenta bancaria, es necesario indicar: Campo Descripción Nombre de la cuenta Se puede utilizar el nombre del banco o cualquier texto identificativo. Nombre del ordenante El titular de la cuenta. NIF/CIF del ordenante — IBAN — BIC/SWIFT — Sufijo Si no se especifica, por defecto se utilizará el sufijo "000", válido en la mayoría de las entidades bancarias. Comisión por devolución Comisión que aplica la entidad bancaria cuando se devuelve un recibo. Se utilizará para aplicarla automáticamente en la reemisión de un recibo. Documentos públicos En este apartado podéis añadir imágenes o documentos que queráis que sean accesibles públicamente para cualquier persona. Para acceder al documento solo es necesario conocer la dirección donde está alojado, la cual encontraréis pulsando el botón "Dirección pública". Esta acción copiará la dirección pública del documento a vuestro portapapeles y únicamente tendréis que pegarla donde os interese. Para qué os puede servir? Veréis que en varios apartados de la aplicación podéis configurar el diseño de ciertas páginas (por ejemplo, la cabecera del formulario de alta de socios). Si en estos campos de código HTML queréis añadir imágenes, una forma de hacerlo es enlazarlas mediante su dirección pública, utilizando un código de imagen HTML como el siguiente: Otro uso posible es enlazar un documento desde vuestra página web, una red social o un correo electrónico. Podéis subir el documento en este apartado y simplemente compartir el enlace. > ⚠️ Aviso: Atención > > Tened en cuenta que el documento no podrá modificarse manteniendo la misma dirección y que, si se elimina, la dirección dejará de ser válida. TPV En este apartado podéis configurar las pasarelas bancarias de vuestra entidad, en caso de tener activo el módulo de Donaciones con pasarela propia. Para cada una de ellas deberéis introducir: Campo Detalle Tipo Addon Payments o Redsys Nombre — Código de comercio — Terminal — Moneda — Clave de encriptación — URL de conexión con la pasarela En modo REAL y en modo TEST URL de notificación del pago — URL de retorno satisfactorio — URL de retorno con error — Si está en modo TEST o REAL — > ℹ️ Nota: Soporte TPV > > Para configurar correctamente la pasarela, contactad con el equipo de soporte. Solicitud de alta de socios desde la web Si queréis recibir solicitudes de alta de socios a través de un formulario público, y que estos datos se incorporen directamente a la aplicación (previa validación por vuestra parte), en este apartado podréis activar este formulario. Para activarlo, debéis marcar la opción "Permitir la inscripción desde la web". En cuanto a la cabecera del formulario, se puede configurar con las siguientes opciones: Logotipo de la entidad: el que hayamos configurado en Datos de la entidad. Imagen personalizada: la que podemos configurar en esta misma página. Nombre de la entidad: muestra únicamente el nombre de la entidad. Sin cabecera: útil, por ejemplo, si incrustáis el formulario en la página web de la entidad y esta ya dispone de su propia cabecera. Color de fondo También podéis configurar los textos del formulario: Título del formulario Párrafo explicativo Texto legal sobre el tratamiento de datos Texto de confirmación del formulario enviado Texto de confirmación antes de validar el correo En relación con los campos que se solicitarán en el formulario, se puede activar o desactivar la visibilidad de todos los campos de la lista, indicar si son obligatorios o no, y reordenarlos. Si necesitáis añadir más campos al formulario, podéis hacerlo configurando campos adicionales para vuestros contactos y marcando aquellos que queráis que aparezcan también en el formulario de alta de socios (véase el módulo Campos adicionales). También podéis indicar que el usuario debe validar su correo electrónico. Es decir, cuando envíe la solicitud, deberá hacer clic en un enlace que recibirá en su correo. De esta forma nos aseguramos de que el usuario dispone de una dirección de correo electrónico válida. Asimismo, podéis activar la opción para que la entidad reciba una notificación cada vez que haya una solicitud de alta de un miembro. Desde esta misma página también disponemos de las siguientes opciones: Consultar cómo añadir el formulario a la página web de la entidad pulsando "Cómo mostramos el formulario en nuestra página web" Acceder a la vista previa del formulario pulsando "Acceder al formulario" Acceder al listado de solicitudes web actuales pulsando "Acceder al listado de solicitudes" Ejemplo de formulario de solicitud de alta: Registro de envío de correos electrónicos El apartado de registro de envíos permite consultar los correos que se han enviado desde la aplicación. Para cada envío se puede ver información como: Fecha de envío Destinatario Asunto Estado del envío Información detallada de seguimiento (si está disponible) Los estados se muestran en catalán o castellano según el idioma del usuario. Haciendo clic en la flecha de la parte izquierda de cada registro, podemos ver el contenido del correo y el nombre de los archivos adjuntos, si los hay. Los estados se muestran en catalán o castellano según el idioma del usuario. Para cada envío se puede ver información como: Entregado Abierto Clicado Rebotado Queja Los estados positivos se muestran en verde y los estados negativos en rojo. > ⚠️ Atención: Correo rechazado > > En caso de que no se haya podido enviar el correo, el estado aparecerá como Rechazado, y en el contenido del mensaje, en la parte superior, podremos ver el error recibido del servidor de correo. Remitentes de correo electrónico Si queremos gestionar los remitentes de correo electrónico de nuestro evento, primero debemos acceder a este apartado. Para ello, debemos pulsar el botón de "Configuración" en la parte superior de la página. A continuación se debe seleccionar el apartado de "Remitentes de correo electrónico" . Una vez hayamos accedido, este apartado nos permite configurar desde qué dirección se envían los correos de la entidad, como carnés digitales, entradas, recordatorios, avisos u otras comunicaciones. En la configuración de los "Remitentes de correo electrónico" se muestra una tabla con todos los remitentes disponibles. Para cada remitente se puede consultar el correo electrónico asociado, el tipo de remitente, su estado, la configuración DNS y la posibilidad de realizar una prueba SMTP. Además, desde la columna Acciones se pueden gestionar las diferentes opciones disponibles, como editar o eliminar el remitente. En la parte superior derecha también se encuentra el botón "Añadir remitente", que permite crear un nuevo remitente de correo electrónico. Una vez dentro, la aplicación permite trabajar con cuatro tipos de remitentes, cada uno con unas características y requisitos diferentes: -Correo genérico de Gestión de Entidades: utiliza una dirección genérica de la plataforma y no requiere configurar registros DNS ni validar el remitente, lo que lo convierte en la opción más sencilla para empezar a enviar correos electrónicos. -Servidor de correo de Gestión de Entidades (SMTP): utiliza la infraestructura SMTP de Gestión de Entidades con la dirección indicada por la entidad, puede requerir la configuración de los registros DNS del dominio del correo para mejorar la entregabilidad y la validación del remitente para mejorar la entregabilidad de los correos. -Servidor de correo de la entidad (SMTP): permite utilizar el servidor SMTP propio de la entidad. Es necesario configurar los datos de conexión (servidor, puerto, usuario, contraseña y seguridad), y la entidad es la responsable de la configuración de su dominio de correo. Con SMTP propio, la aplicación no siempre puede conocer información avanzada como entregas, aperturas, clics, rebotes o quejas. -Plataforma AWS SES con el dominio de la entidad: requiere configurar los registros DNS y validar el remitente, es la opción recomendada, ya que ofrece una mejor reputación y entregabilidad, así como información sobre los envíos, como correos entregados, abiertos, clics, rebotes, quejas y errores de entrega. Se utilizará Amazon SES con el dominio propio de la entidad. Para todos los tipos de remitente, excepto "Correo genérico de Gestión de Entidades", será necesario indicar una dirección de correo electrónico. A esta dirección se enviará una solicitud que deberá aceptarse para que el remitente se valide correctamente. Validación del remitente: Algunos remitentes necesitan una validación antes de poder enviar correos. En el listado de remitentes se muestra un icono que indica si el remitente está validado o no: Check verde: remitente validado Cruz roja: remitente NO validado El icono de información permite enviar la solicitud de validación del remitente. Cuando el remitente queda validado, la aplicación guarda la fecha y hora de validación. Esta información se puede consultar pasando el cursor por encima del icono. Si se modifica el correo electrónico de un remitente, el remitente vuelve a quedar como no validado y será necesario validarlo de nuevo. Estos remitentes, una vez validados, se pueden asignar a las plantillas de correo (véase el apartado siguiente). Configuración DNS: Cuando un remitente necesita configuración DNS, en el listado aparece una columna de configuración DNS. Esta columna muestra si los registros DNS se han verificado correctamente: Check verde: DNS verificado Cruz roja: DNS pendiente o incorrecto Icono de información: abre la ventana de configuración DNS Al abrir la ventana de configuración DNS, la aplicación comprueba automáticamente los registros actuales del dominio y muestra una tabla con la información necesaria. Para cada registro se muestra: Tipo de registro Valor que se debe configurar Estado del DNS Valores actuales Valor recomendado (cuando se aplica) Nota: Los datos que aparecen en este documento son de carácter personal y privado, y pueden variar respecto a otras versiones o ejemplos. Por motivos de confidencialidad y protección de datos, han sido parcialmente ocultados o modificados. El botón "Refrescar" vuelve a comprobar los registros DNS y actualiza el estado del remitente si la configuración ya es correcta. También hay botones para copiar el dominio o el valor propuesto al portapapeles. En la parte superior de la ventana de configuración DNS se encuentra el botón "Descargar documento." Este botón genera un Documento PDF con la configuración DNS del dominio. El documento incluye el nombre del dominio, el correo electrónico del remitente y todos los registros que se deben configurar, con el mismo formato que se muestra en la ventana: tipo de registro, dominio, valor, estado del DNS, valores actuales y valor recomendado. Nota: Los datos que aparecen en este documento son de carácter personal y privado, y pueden variar respecto a otras versiones o ejemplos. Por motivos de confidencialidad y protección de datos, han sido parcialmente ocultados o modificados. Este documento se puede enviar a los técnicos responsables del dominio para que puedan aplicar los cambios correspondientes en la configuración DNS. Prueba SMTP: Cuando un remitente utiliza SMTP, se puede comprobar si la configuración SMTP funciona correctamente. El listado muestra un icono con el estado de la prueba SMTP: Check verde: SMTP comprobado correctamente Cruz roja: la prueba SMTP ha fallado La fecha de la última comprobación se puede consultar pasando el cursor por encima del icono. Duplicar un remitente: Los remitentes se pueden duplicar para evitar tener que introducir de nuevo toda la configuración SMTP o DNS. Al duplicar un remitente, la aplicación crea una copia con el texto Copia delante del correo electrónico. El nuevo remitente queda como no validado hasta que se valide de nuevo. No se puede duplicar el remitente genérico de Gestión de Entidades. Aplicar un remitente a todas las plantillas: Desde el listado de remitentes hay la acción: "Usar este remitente para todas las plantillas de correo" Esta acción asigna el remitente seleccionado a todas las plantillas de correo de la entidad. Solo se puede realizar esta acción si el remitente está validado. Antes de aplicar el cambio, la aplicación muestra una ventana de confirmación. Registro de envíos de correo: El apartado de registro de envíos permite consultar los correos que se han enviado desde la aplicación. Para cada envío se puede ver información como: Fecha de envío Destinatario Asunto Estado del envío Información detallada de seguimiento (si está disponible) Los estados se muestran en catalán o castellano según el idioma del usuario. Superadmin: Desde Superadmin se pueden gestionar configuraciones globales de correo. El Superadmin puede: Configurar remitentes globales de la plataforma Configurar SMTP globales Marcar qué remitente es el remitente por defecto Consultar el registro de envíos de todas las entidades Filtrar el registro de envíos por entidad Aplicar un remitente a las plantillas del contexto correspondiente Cuando una entidad utiliza el "Correo genérico de Gestión de Entidades", la aplicación utiliza el remitente global configurado por el Superadmin según el contexto correspondiente. En el caso de Superadmin, los remitentes se consideran validados y no es necesario enviar una solicitud de validación. Plantillas de correos electrónicos En este apartado podemos definir el contenido de todos los mensajes de correo electrónico que la entidad puede enviar a sus contactos. En función de los módulos que tengáis activos, aparecerá un número mayor o menor de plantillas para configurar. Al pulsar sobre cada una de ellas podemos ver y modificar su contenido. Normalmente incluyen un texto predefinido, pero se puede personalizar para adaptarlo a vuestra entidad. Veréis que se pueden utilizar etiquetas HTML y variables para sustituir palabras dentro del texto. Por ejemplo, si queremos dirigirnos al destinatario por su nombre, utilizaremos la variable `%nom%`. Debajo de cada plantilla podéis consultar todas las variables disponibles. ℹ️ Nota: Soporte técnico Si tenéis dudas sobre cómo utilizar las variables o el código HTML, contactad con nuestro equipo de soporte. Pestañas de configuración: Archivos: Podemos añadir archivos adjuntos al correo. En este caso, el archivo adjunto será el mismo para todos los envíos (no es posible personalizarlo según el destinatario). Cabecera: Podemos configurar los datos del remitente y los destinatarios de los mensajes. En el desplegable de remitentes aparecerán aquellos que ya han sido validados previamente. ⚠️ Aviso: Importante: Evitar que los correos vayan a SPAM (Configuración SPF) Dado que los mensajes se envían en nombre de vuestra entidad (cuando en realidad los envía Gestión de Entidades), es posible que algunos correos acaben en la carpeta de SPAM, correo no deseado, o incluso que sean bloqueados por los servidores de los destinatarios. Esto ocurre porque los servidores de correo detectan que el mensaje se ha enviado desde un servidor diferente al dominio oficial de la entidad. Para solucionar este problema, es necesario añadir un registro SPF en el DNS de vuestro dominio, otorgando permiso a Gestión de Entidades para enviar correos electrónicos en nombre de vuestra organización. En concreto, debéis añadir el siguiente registro: Host: vuestro dominio Tipo de registro: TXT Contenido (en función de la entidad): Miembros de la FAC: v=spf1 ip4:27.0.174.131 ~all Otras entidades: v=spf1 ip4:27.0.175.186 ~all Este cambio debe realizarlo el administrador de vuestro dominio. Si no os es posible o tenéis dificultades, contactad con nuestro equipo de soporte. Alternativa SMTP propio: Como alternativa al uso del servidor de correo de Gestión de Entidades, también existe la opción de enviar los correos utilizando un servidor SMTP propio. Si preferís esta opción, poneos en contacto con el equipo de soporte y os ayudaremos con la configuración. Herramientas de cabecera Refresco de pantalla En cualquier página de la aplicación podemos pulsar el botón de refresco para actualizar los datos cuando sepamos que han cambiado, sin necesidad de recargar toda la página web del navegador. 👤 Menú de usuario Sirve para ver y acceder al perfil del usuario que está autenticado en Gestión de Entidades. Desde aquí podréis modificar la contraseña o cambiar el idioma de la interfaz de trabajo. ℹ️ Nota: Recomendación Recomendamos cambiar la contraseña la primera vez que se accede al sistema por motivos de seguridad. 🚪 Cerrar la sesión Desde este mismo menú de usuario también podemos cerrar la sesión de la aplicación. ⚠️ Atención: Importante: Seguridad de los datos Es muy importante cerrar la sesión cuando hayáis terminado de trabajar. En caso contrario, cualquier otra persona que utilice el mismo navegador en los minutos siguientes podría acceder o modificar datos de vuestra entidad. 🔍 Buscador general El buscador general sirve para buscar contactos de la base de datos o grupos de contactos de forma rápida. Podemos buscar por: 🔤 Nombre 🔤 Apellidos 📧 Correo electrónico 🔢 NIF 🔢 Número de socio El buscador muestra los resultados más adecuados según los criterios de búsqueda que hayáis introducido. 📋 Menú principal En la parte superior de la pantalla, justo debajo de la cabecera, se encuentra el menú principal, donde aparecen diferentes apartados en función de los módulos que tengáis activos en vuestra modalidad. Un apartado que siempre aparecerá es Inicio, donde veremos un resumen de la actividad más relevante de Gestión de Entidades. En la página de inicio podéis consultar: 👥 Número actual de socios 📊 Edad media de los miembros 📊 Gráfico del estado actual de socios por género 📊 Evolución de los socios en el tiempo por género 📊 Pirámide de edades de la entidad 📊 Gráfico de recibos emitidos y devueltos (si el módulo de Recibos está activo) 📅 Las actividades del día (si el módulo de Agenda está activo) 📋 Las solicitudes de socio recibidas a través del formulario web pendientes de revisar 👤 Los socios más recientes que se han dado de alta 🔗 Enlace directo al manual de usuario 📊 Estado de la suscripción y módulos activos de la entidad También podemos consultar los módulos disponibles de Gestión de Entidades, junto con una breve descripción, pulsando en "Añadir módulos". ℹ️ Nota: Gestión de Módulos Para activar o desactivar módulos de la lista, es necesario ponerse en contacto con el equipo de soporte, por si fuera necesario modificar el plan de servicio o la tarifa contratada. Gestión de contactos Administración de personas, grupos, cargos, cuotas y documentos. Grupos de contactos Podemos acceder a la gestión de contactos desde el menú principal Contactos. En la parte izquierda de la pantalla aparece el árbol de grupos, y en la parte derecha, el listado de contactos. Todos los contactos se organizan por grupos. Un contacto puede formar parte de más de un grupo a la vez. Grupos En la parte izquierda de la página de contactos podéis ver los grupos de contactos que se generan por defecto: Socios Solicitudes web (solo aparece si tenéis activado el formulario de solicitud web) Medios de comunicación Administración pública Personal remunerado Administración Técnico de actividades Conserjería Limpieza Comunicación Técnico de biblioteca Contabilidad Mantenimiento Gerencia Otros Voluntariado Alumnado en prácticas Servicios Agua Luz Internet Otros Otros Todos Podéis organizar los contactos añadiendo más grupos o subgrupos según vuestras necesidades, o eliminando los que no utilicéis. Los grupos se pueden arrastrar dentro del árbol para reorganizar su estructura o cambiar el orden en el que queréis visualizarlos. Para eliminar un grupo, pulsad "Eliminar" en el menú que aparece en los tres puntos de cada grupo. ⚠️ Aviso: Grupos del sistema no eliminables Hay grupos que no pueden eliminarse, ya que el sistema los utiliza automáticamente para garantizar el correcto funcionamiento de la aplicación. Por ejemplo, el grupo Socios es el que se tiene en cuenta a la hora de generar los datos estadísticos de los miembros de vuestra entidad. Y en el grupo Solicitudes web se almacenan los contactos que han enviado una solicitud web para hacerse socios/as; una vez validados, pasan automáticamente al grupo Socios. Para crear un grupo, hacemos clic en "+ Añadir grupo". Una vez creado el grupo, se añade a la raíz y podemos moverlo a la posición que queramos, o incluirlo como subgrupo de otro. En la parte derecha podéis ver los contactos del grupo que se haya seleccionado en la parte izquierda. La información del grupo se muestra en diferentes pestañas, siendo la primera de ellas Personas. Personas En la pestaña Personas administramos los miembros del grupo seleccionado. Podemos ver, añadir, modificar o eliminar personas, buscar, filtrar por múltiples campos, importar contactos o exportar listados. También podemos realizar otras acciones, como enviar el correo de bienvenida o el carné digital de un contacto. 👁️ Ver Para ver la ficha de un contacto, hacemos clic sobre el contacto y aparecerá su ficha con todos sus datos. Si alguno de los campos hace referencia a otras personas (por ejemplo, contactos relacionados, familia…), podemos hacer clic sobre sus nombres y podremos navegar directamente entre las personas relacionadas. ➕ Añadir Para añadir una persona hacemos clic en el botón "+ Añadir". Al añadir una persona en un grupo, es necesario indicar el tipo de persona (física o jurídica) y, como mínimo: Su nombre y primer apellido (si es persona física), o El nombre (si es persona jurídica). ⚠️ Atención: Importante El tipo de persona (física o jurídica) no podrá modificarse una vez se haya creado el contacto. Una vez indicados los datos mínimos, accedemos a la ficha completa por si queremos rellenar más información del contacto. Campos disponibles más relevantes: Correo electrónico: Si se introduce un correo electrónico principal, este debe tener un formato válido y ser único: no puede haber dos personas con la misma dirección de correo. También puede introducirse un correo secundario; en este caso no es necesario que sea único. Si el contacto no dispone de correo electrónico principal, pero sí de secundario, todas las comunicaciones se enviarán al correo secundario. Número de miembro del grupo (opcional): También debe ser único dentro del grupo al que pertenece el contacto. La aplicación muestra, a nivel informativo, el número más reciente introducido. Múltiples grupos: Si queremos que una persona forme parte de varios grupos, solo hay que crear el contacto una vez. Desde su ficha podemos asignarle tantos grupos como queramos, indicando: fecha de alta / baja en cada grupo, número de miembro específico para ese grupo y un comentario si es necesario. Familia: En el caso de personas físicas, podemos indicar los miembros de la misma familia, que pueden estar en el mismo grupo o en grupos diferentes. Contactos relacionados: Podemos indicar contactos vinculados. Por ejemplo, si tenemos un contacto llamado “Ayuntamiento”, podemos relacionar: el alcalde, el concejal de comunicación u otros cargos y responsables. Avisos: Podemos añadir avisos para un contacto. Los avisos aparecerán destacados en la parte superior al visualizar su ficha. Datos bancarios: Los datos bancarios configurados en la ficha son los que se utilizarán posteriormente para generar remesas. Si la persona paga en efectivo, se debe marcar específicamente en su ficha. Pagador: Se puede indicar otro contacto que será quien pague sus cuotas. Si no se indica ninguno, se entiende que la misma persona pagará sus propias cuotas. Cuotas: Podemos añadir, modificar o eliminar las cuotas del contacto. Un contacto solo puede tener cuotas de los grupos a los que pertenece. Las cuotas se pueden personalizar individualmente: aplicar un descuento en porcentaje, aplicar un descuento fijo o indicar un importe manual para un intervalo de fechas (el intervalo de fechas solo afecta a los descuentos, no a la aplicación o no de la cuota). Cargos: Los cargos de la persona se pueden introducir desde esta página, o también desde el apartado Cargos de cada grupo. Un contacto solo puede tener cargos de los grupos a los que pertenece. Redes sociales: Podemos indicar el enlace al perfil del contacto en las redes sociales más conocidas (Facebook, TikTok, Instagram, etc.). Fotografía: Podemos subir, modificar o eliminar la fotografía de la persona. Imágenes: Desde la pestaña Imágenes podemos subir, modificar o eliminar imágenes de soporte del contacto. Fotografía por webcam: Existe la posibilidad de subir una fotografía tomada directamente con la webcam. Para hacerlo, debemos pulsar el icono de la cámara. Aparecerá una ventana para capturar la foto mediante la webcam, y solo será necesario pulsar **"Guardar"**. Documentos: En la pestaña Documentos podemos subir documentos relacionados con la persona. Por ejemplo, una fotocopia del DNI, una autorización firmada, etc. ✏️ Modificar Para modificar una persona, solo hay que hacer clic en el icono "Modificar" de su ficha, y podremos editar todos sus datos. 🗑️ Eliminar Para eliminar la persona, primero debemos acceder a la opción de modificar su ficha, y en la parte inferior encontraremos el botón "Eliminar". 🔍 Buscar Los filtros nos permiten realizar búsquedas más complejas sobre las personas de un grupo. Hay múltiples campos entre los que elegir. Por ejemplo, si queremos obtener las personas mayores de 18 años: Para buscar personas rápidamente dentro de un grupo, podemos utilizar el buscador que se encuentra en la pestaña Personas. Podemos buscar por nombre, apellidos, correo electrónico, NIF o número de miembro. 🎯 Filtrar Los filtros nos permiten realizar búsquedas más complejas sobre las personas de un grupo. Hay múltiples campos entre los que elegir. Por ejemplo, si queremos obtener las personas mayores de 18 años: Los filtros permiten afinar aún más los resultados combinando múltiples criterios en una misma búsqueda. Por ejemplo, si queremos obtener las personas mayores de 18 años que sean de Igualada: 📥 Importar Podemos realizar una importación masiva de contactos al grupo que deseemos mediante un archivo de Excel. Para hacerlo, pulsamos el botón "Importar" del grupo en el que queremos añadir personas. ℹ️ Nota: Plantilla de importación Para realizar correctamente la importación, es necesario disponer de los datos en un archivo de Excel con un formato de columnas específico. Desde la misma ventana de importación podéis descargar el modelo de plantilla. Si necesitáis ayuda para preparar o cargar el archivo, contactad con el equipo de soporte. 📤 Exportar Podemos exportar el listado de contactos que estamos visualizando pulsando el botón "Exportar". Automáticamente se descargará un archivo en formato .XLS con todos los datos de los contactos mostrados, teniendo en cuenta los filtros que se hayan aplicado. En el archivo no se exportan los documentos o imágenes de los contactos. 📨 Enviar correo de bienvenida Para enviar el correo de bienvenida a un nuevo socio, debemos acceder a la ficha del contacto. En la lista de grupos a los que está asignado el contacto, veremos la opción de enviar el correo de bienvenida en el caso del grupo Socios. Al hacer clic en el icono correspondiente y confirmar la acción, la aplicación enviará el mensaje de bienvenida predefinido. ✅ Validación/Denegación de un socio Si tenemos activado el formulario web para recibir solicitudes de alta de socios, estas solicitudes se irán acumulando en el grupo Solicitudes web dentro del apartado Contactos (este grupo se encuentra dentro del grupo Socios). Accediendo a la ficha del solicitante, veremos los botones "Validar", "Denegar" o "Modificar". Al hacer clic en "Validar", aparecerá un formulario que nos solicitará: La fecha de alta, Un código de miembro (opcional), Si queremos enviar el correo de bienvenida en ese mismo momento (aunque también puede enviarse más adelante), Si queremos enviar el correo con el carné digital en ese mismo momento (aunque también puede enviarse más adelante). ℹ️ Nota: Resolución de errores en la validación Si durante el proceso de validación la aplicación os muestra un error relacionado con los datos del contacto (por ejemplo, que ya existe otro contacto con el mismo correo electrónico), podéis acceder a modificar la ficha del contacto (en este caso, poniendo el correo como correo secundario, si procede) y, una vez guardado, volver a realizar la validación. Una vez aceptado el proceso de validación, el contacto dejará de aparecer en el grupo Solicitudes web y pasará automáticamente al grupo Socios. Si por el contrario queréis denegar la solicitud, podéis hacerlo pulsando "Denegar". La aplicación os pedirá la confirmación, y el contacto recibirá el mensaje predefinido de denegación de solicitud de miembro de la asociación. Cargos Podemos definir cargos o responsabilidades para cada uno de los grupos de la base de datos. En el caso del grupo Socios, los cargos corresponden a la junta directiva de la entidad. Pero no solo el grupo Socios puede tener cargos. Si entre vuestros grupos de contactos tenéis, por ejemplo, secciones de la entidad que disponen de su propia junta directiva, también podéis introducir sus cargos aquí. Para introducir un cargo, debemos seleccionar: Una persona (de entre las personas que forman parte del grupo) El cargo (presidente, secretario, tesorero…) Una fecha de alta Un comentario (opcional) Si después de un tiempo la persona deja de formar parte de la junta directiva, podemos acceder a modificar el registro y asignarle una fecha de baja. ❗ Importante: Historial de juntas directivas Cuando una persona deje de ser miembro de la junta directiva, no eliminéis su registro en la pestaña de cargos; simplemente indicad la fecha de baja. De esta manera tendréis, con el paso del tiempo, un historial completo de las diferentes juntas directivas que ha tenido la entidad. Podemos exportar el listado de cargos de cualquiera de los grupos pulsando el botón "Exportar". Cuotas Desde esta pestaña podemos administrar las cuotas del grupo, las cuales solo se aplicarán a los contactos que sean miembros de este grupo concreto. Podemos observar que el grupo Socios tiene una cuota general periódica por defecto, aunque inicialmente no tiene ningún importe configurado. Configurar un importe en cualquiera de los meses del año será suficiente para que la aplicación pueda generar cuotas periódicas para los socios. También podemos crear nuevas cuotas. Una vez añadimos una cuota, es necesario indicar un nombre y si se trata de una cuota periódica o puntual. Cuotas periódicas: Pueden existir diferentes periodicidades, y será necesario indicar los meses de cobro y los importes correspondientes a cada mes. Cuotas puntuales: Será necesario indicar la fecha exacta y el importe. Una vez guardada, podremos configurar si la cuota se debe aplicar automáticamente a todos los contactos del grupo. Si se marca esta opción: Se cerrará y se asignará inmediatamente a todos los contactos actuales del grupo. Si se incorpora un nuevo contacto al grupo en el futuro, la cuota se le asignará también de forma automática. En el caso de las cuotas puntuales, solo se aplicarán automáticamente si la fecha de la cuota es futura. Considerar ingresos como donativos Otra opción que se puede configurar es si queremos considerar los ingresos de la cuota como donativos, marcando la casilla "Es un donativo". ℹ️ Nota: Certificados de donación de cuotas Esta opción hará que todos los recibos generados en el futuro para esta cuota sean considerados donativos, y permitirá emitir un certificado de donación a los contactos que hayan pagado la cuota, de forma anual, desde el apartado Informes → Certificados de donación. Si queréis que los recibos ya emitidos correspondientes a esta cuota también sean considerados donativos, será necesario pulsar el botón "Aplicar a recibos" en el listado de cuotas. Desde la ficha individual de los contactos podemos ver las cuotas que tienen asignadas. Para cada una de ellas podemos configurar condiciones particulares, como un descuento puntual, unos meses sin pago o cualquier otra excepción necesaria; así como eliminar la cuota de ese contacto si procede. Documentos Se pueden añadir o eliminar todo tipo de documentos relacionados de forma general con el grupo seleccionado. Grupo Desde la pestaña Grupo podemos modificar el nombre del propio grupo, configurar opciones específicas sobre el carné digital (véase el módulo de carnés digitales) o incorporar la información sobre las redes sociales de la asociación. Gestión de recibos Generación y gestión de remesas de recibos bancarios y en efectivo. Recibos Desde el apartado Recibos del menú principal podemos ver, consultar y generar remesas de recibos. En el listado general de remesas podemos ver la fecha, la cuenta bancaria, el nombre de la remesa, el número total de recibos que contiene y el importe de cada remesa. El listado se puede filtrar según el banco del ordenante. Generar un recibo Para generar una nueva remesa de recibos, pulsamos el botón "+ Añadir remesa". Será necesario indicar: La cuenta bancaria de la entidad. El nombre de la remesa (por defecto, la aplicación propone un nombre con la fecha de hoy). Una fecha (que será la que el sistema utilizará para realizar los cálculos). Marcar de qué grupo o grupos queremos generar la cuota (normalmente será el grupo Socios, pero puede haber otros grupos con cuotas configuradas, como secciones deportivas, teatro, cursos, etc.). Opciones adicionales de generación: Cuotas proporcionales: Podemos marcar la opción de añadir cuotas proporcionales de los nuevos miembros. Por ejemplo, si hay un nuevo miembro en febrero y la siguiente cuota periódica no se cobra hasta enero del año siguiente, se generará un recibo automático con la parte proporcional de los meses restantes. Cuotas impagadas anteriores: Si existen cuotas impagadas de remesas anteriores, el sistema propondrá volver a incluirlas en esta nueva remesa desde esta misma ventana. Al pulsar "Guardar", el sistema generará automáticamente los recibos según los parámetros indicados. Si no se marca ningún grupo, se generará una remesa en blanco, pudiendo añadir después recibos manualmente para cualquier persona de la base de datos. Gestión de los recibos de una remesa En la página interna de la remesa, en la parte superior podemos ver el resumen global: el número total de recibos, los recibos que se cargarán por el banco y los recibos que se cobrarán en efectivo, junto con el importe total de cada modalidad. También podemos modificar la cuenta y el nombre de la remesa si cambiamos sus valores y pulsamos el botón "Guardar" en la parte inferior de la sección. Añadir recibos Con el botón "Añadir recibo", se abrirá una ventana donde deberemos indicar el contacto destinatario, el concepto del cobro y el importe. Al guardar, el nuevo recibo se añadirá directamente a la remesa actual. Modificar recibos En el listado podemos desplegar cada recibo y consultar los datos del pagador y el detalle del recibo. Podemos modificar directamente el detalle del recibo: el concepto, el importe y si consideramos el ingreso como un donativo o no (si la cuota general ya estaba configurada como donativo, la casilla "Es un donativo" aparecerá marcada por defecto). Además, para cada recibo, pulsando el icono de Modificar, podemos cambiar el estado del recibo (Aceptado / Impagado) o indicar si este recibo se paga en efectivo, en caso de ser necesario. ⚠️ Aviso: Desconexión con la ficha de contacto Los cambios realizados directamente en los recibos de una remesa no afectan a la ficha general del contacto ni a la de su pagador. Es decir, si lo que queréis es modificar el importe de la cuota de un contacto de forma permanente, su número de cuenta o la forma de pago, debéis hacerlo desde su ficha de contacto o de pagador. Posteriormente, podéis utilizar el botón "Actualizar datos" de cada recibo para actualizar la información con los nuevos datos sin necesidad de regenerar toda la remesa desde cero. 🔍 Filtrar recibos En la parte superior del listado de recibos de la remesa, podemos filtrar los resultados por el estado del recibo (pagado / impagado), la forma de pago (recibo bancario o efectivo), y también podemos buscar directamente por el nombre del socio o el número de referencia. Exportación de la remesa Exportación de la remesa Una vez se ha comprobado que el contenido de la remesa es completamente correcto, se puede generar el archivo de exportación bancaria. Para ello, debemos pulsar el botón "Archivo SEPA", y automáticamente se descargará en nuestro ordenador un archivo con formato .XML. Si faltara algún dato necesario para su generación (como un IBAN erróneo), el sistema mostrará un error en ese mismo momento. El archivo descargado será el que deberá importarse directamente a la plataforma de vuestra entidad bancaria para poder emitir y gestionar la remesa de cobros. ℹ️ Nota: Agrupación por pagador Para evitar emitir múltiples recibos diferentes a un mismo pagador en una misma remesa, los recibos exportados al archivo SEPA se agrupan automáticamente por pagador. Descargar PDF de recibos Si la remesa contiene recibos en efectivo, también podemos descargar el PDF con los comprobantes de pago rellenados previamente. En este caso, será necesario imprimirlos, firmarlos y entregarlos físicamente en el momento del pago. Ejemplo de recibo: Tratamiento de los impagos Si, pasados unos días después del envío de la remesa al banco, algunos de estos recibos son devueltos, será necesario indicarlo en el programa. Para ello, debemos acceder a la remesa, buscar el recibo afectado (se puede utilizar el buscador para buscar por nombre o por referencia), modificarlo y marcarlo como impagado. En ese momento podemos añadir un comentario interno (por ejemplo, si conocemos el motivo del impago) y marcar si queremos que el recibo pueda volver a girarse automáticamente en futuras remesas. Por defecto, esta opción aparecerá marcada. Si en el momento de generar una remesa de recibos para uno de los grupos este tiene cuotas impagadas de remesas anteriores, se mostrará cuáles son y podrán marcarse para generar nuevamente el recibo dentro de la remesa que estamos creando. En este caso, se aplicará la comisión por devolución del recibo, cuyo importe está configurado en la configuración de la cuenta bancaria. Exportación del listado Con el botón "Exportar", podemos extraer el listado del resumen de los recibos en formato .CSV. Carnets digitales Creación, diseño, envío y validación de los carnets digitales en PDF. Introducción a los carnets digitales El carnet digital es un documento PDF que se envía a los contactos y que permite validar la relación de la persona con la entidad mediante el escaneo de un código QR. En comparación con los carnets físicos, los carnés digitales presentan las siguientes ventajas: ✅ Inmediatez: Pueden generarse y enviarse de forma inmediata en el momento en que alguien se hace socio/a. 🌱 Sostenibilidad: Son más económicos y sostenibles, ya que evitan la fabricación en materiales plásticos, la impresión, el desplazamiento y la distribución. ♾️ Sin caducidad: No tienen fecha de caducidad; la comprobación de validez puede realizarse en cualquier momento. 🔄 Flexibilidad: Pueden regenerarse y reenviarse con un solo clic. La validación del carnet se realiza en tiempo real. Por ejemplo, si una persona se da de baja desde la aplicación, el carné deja de ser válido automáticamente. El carnet es personal e intransferible. Si un contacto pierde su carné o cree que se lo han robado, puede solicitar a la entidad que genere un nuevo código QR y envíe un nuevo carné, dejando sin efecto el anterior. ¿Quién puede tener un carnet digital? Los carnets digitales pueden generarse para cualquier contacto de los grupos del apartado Contactos. Para poder generar carnets digitales para un grupo, es necesario seleccionar el grupo, ir a la pestaña Grupo y marcar la opción "Se pueden generar carnets digitales para este grupo". Diseño del carnet digital Los grupos que tienen activada la generación de carnets digitales disponen de la pestaña Carnet digital. Desde esta pestaña podemos realizar las siguientes acciones: Previsualizar el carnet: A medida que realizamos cambios en el diseño del carnet, podremos ver el resultado en la parte derecha de la pantalla. También tenemos la opción de descargar el PDF del carnet de prueba. Hay que tener en cuenta que, al validar el código QR del carnet de prueba, siempre aparecerá como inválido. Configurar la imagen de fondo del carnet: Por defecto, las entidades de la FAC disponen de un diseño predefinido, pero puede modificarse pulsando los iconos de modificar situados sobre la imagen de fondo del carnet. ℹ️ Nota: Recomendaciones y marcas de la imagen de fondo La imagen puede tener cualquier tamaño o proporción, pero para una visualización óptima en la mayoría de dispositivos móviles recomendamos que la imagen de fondo tenga unas proporciones 9:18 (por ejemplo, una resolución de 1875 × 3750 px). Las entidades de la FAC incorporan una marca de agua en sus carnets digitales, con el logotipo y la imagen corporativa de la FAC. Configurar campos y posiciones: Los campos que podemos mostrar en el carnet digital son: Nombre de la entidad, Dirección, Población, Teléfono y Logotipo de la entidad. Diferentes combinaciones de Nombre y Apellidos del miembro. Número de miembro, Fotografía o DNI/NIF del miembro. Fecha de nacimiento, Fecha de expedición o Fecha de alta. Código QR, Nombre del grupo, Correo electrónico o un Marco semitransparente. En la lista también aparecerán los campos adicionales de los contactos en caso de existir (véase el módulo Campos adicionales). Para cada elemento que queramos incluir en el carnet, podemos configurar su Color, Margen izquierdo (%), Margen superior (%), Anchura (%), Número máximo de líneas, Alineación (Izquierda / Centrado / Derecha / Justificado), Tamaño de la letra (%), Mayúsculas y Visibilidad. 💡 Consejo: Soporte de diseño Si necesitáis asistencia con el diseño de los carnets, no dudéis en contactar con nuestro equipo de soporte. Envío de los carnets Una vez finalizado el diseño del carnet y comprobado mediante la herramienta de previsualización, podemos generar los carnets digitales uno a uno desde la ficha de cada contacto, o bien de forma masiva pulsando el botón "Enviar carnets digitales". En este caso nos aparecerá la siguiente ventana: Al día a día de la entidad, la opción más habitual será enviar el carnet digital de forma individual (desde la ficha del contacto), o bien enviar el carnet solo a los contactos que todavía no lo hayan recibido. No obstante, también existe la opción de forzar un envío masivo a todos los contactos del grupo, incluso a aquellos a quienes ya se les hubiera enviado anteriormente. Esta opción puede ser útil, por ejemplo, si queremos renovar el diseño del carnet y reenviarlo a todas las personas. ⚠️ Aviso: Regeneración del código QR En este caso, aparecerá la opción de decidir si queremos regenerar el código QR o no. Hay que tener en cuenta que, si regeneramos el código QR, todos los carnets enviados hasta ese momento dejarán de ser válidos. Como ya se ha mencionado, el carnet digital también puede enviarse de forma individual desde la ficha de cada contacto. Para ello, desde su ficha debemos ir a la lista de grupos a los que está asignado el contacto, y veremos que al final de la fila aparecen tres iconos. Descarga del carnet digital Si interesa descargar un carnet digital para alguna de las personas (por ejemplo, para realizar pruebas, o en caso de que la persona no disponga de correo electrónico y se le quiera entregar por otro canal), también podemos hacerlo desde la ficha del contacto, mediante el botón "Descargar PDF". Automáticamente se descargará el PDF con el carnet de la persona. Validación del carnet digital El carnet que recibe la persona en PDF incorpora un código QR que permite validar si la persona forma parte del grupo en tiempo real. Cualquier lector de códigos QR puede escanearlo y abrir la página web que indicará el estado del documento. También se puede comprobar haciendo clic directamente sobre el propio código QR desde el mismo PDF. Si es válido, aparecerá una página similar a la siguiente. Si no es válido, aparecerá una página similar a la siguiente. Regeneración del código QR La regeneración del código QR puede realizarse mediante el icono correspondiente. ⚠️ Atención: Importante en caso de pérdida o robo Esta acción solo debe realizarse en caso de pérdida o robo del carnet, ya que el carnet anterior dejará de ser válido inmediatamente. Esta operación no envía el nuevo carnet al contacto; será necesario enviarlo manualmente una vez regenerado. Será necesario aceptar el siguiente mensaje de confirmación: Para finalizar el proceso, será necesario aceptar el mensaje de confirmación que mostrará el sistema. Página de validación de carnets digitales Este apartado permite configurar cómo se muestra la página pública de validación de los carnets digitales de una entidad. En primer lugar, debemos pulsar el botón "Configuración" situado en la parte superior de la página. La configuración está disponible desde Configuración -> Página de validación de carnets digitales. ⚠️ Aviso: Este apartado solo aparece si la entidad tiene activo el módulo de carnets digitales o wallets. Estilo: En este bloque se puede configurar el color de fondo de la página pública de validación. Color de fondo: define el color que se mostrará detrás del contenido de la validación. El color de fondo se puede escoger introduciendo el código hexadecimal (HEX) del color o seleccionándolo directamente desde el selector de colores. Imágenes: En este bloque se pueden configurar las imágenes que aparecen en la página pública. Imagen superior: se muestra en la parte izquierda de la validación. Imagen inferior: se muestra en la parte derecha de la validación. Las imágenes se muestran centradas y con una altura máxima de 200 px, y deberán adjuntarse desde este apartado. ⚠️ Aviso: En el caso de las entidades que son miembros de la FAC, la imagen inferior NO se puede configurar desde la entidad, sino que se utiliza la imagen de la FAC. Campos a Mostrar: En este bloque se puede decidir qué información se muestra públicamente cuando se valida un carnet. Los campos configurables son: Nombre y apellidos DNI Fecha de nacimiento Número de miembro Menor de edad Nombre de la entidad Nombre del grupo Fecha de alta Fecha de baja ⚠️ Importante: Cuando un campo está activado, se muestra en la página pública de validación. Cuando está desactivado, no se muestra públicamente. Página Pública de Validación: Vemos algunos ejemplos de la página de validación de carnet. La siguiente captura es un ejemplo de configuración de la página de validación de los carnets digitales. Se ha creado únicamente con fines ilustrativos para facilitar la comprensión de las diferentes opciones de configuración. A continuación se muestra un ejemplo de la creación de un carnet digital. Para generarlo, es necesario acceder al apartado Contactos y seleccionar cualquiera de los apartados del menú lateral, como Socios, Administración pública, Voluntariado o cualquier otro. Una vez dentro del apartado seleccionado, hay que acceder a Grupos y activar las opciones "Se pueden generar carnets digitales en PDF" y "Se pueden generar carnets digitales en Google Wallet y Apple Wallet". Desde este apartado se podrá personalizar el diseño del carnet digital en formato PDF, así como su versión para Google Wallet y Apple Wallet. Wallets (Carteras Digitales) Carnets digitales para Google Wallet y Apple Wallet. Introducción a los Wallets Con el módulo Wallets activo, también podemos generar el carnet digital para las carteras de Android e iOS (Google Wallet y Apple Wallet, respectivamente), de manera que los socios y socias de la entidad lo tengan siempre a mano en su teléfono móvil, junto con sus tarjetas y carnets de otras entidades u organizaciones. En los carnets de los Wallets también se incluye un código QR (el mismo método que aparece en el carnet en PDF), que puede escanearse desde cualquier dispositivo para comprobar su validez. El carnet en el Wallet es personal e intransferible. Si un contacto elimina su carnet, puede solicitar a la entidad que se le envíe de nuevo, o incluso generar un nuevo código QR, lo que invalidará el carnet anterior, tanto en PDF como en el Wallet. Activación del carnet en el Wallet Los carnets digitales en el Wallet pueden generarse para cualquiera de los grupos del apartado Contactos. Para activarlos, es necesario: Seleccionar el grupo en el apartado Contactos. Ir a la pestaña Grupo. Marcar la opción Se pueden generar carnets digitales en Google Wallet y Apple Wallet. Pulsar "Guardar". Diseño del carnet en el Wallet Los grupos que tienen activada esta opción tienen visible la pestaña Carnet digital, donde, después de la configuración del diseño del carnet en PDF (si también se había marcado esta opción), se puede configurar el diseño del carnet en el Wallet. ℹ️ Nota: Limitaciones de diseño de las plataformas En cuanto al diseño, este es más limitado respecto a los carnets en PDF, ya que debemos adaptarnos a lo que permiten las plataformas oficiales de Google Wallet y Apple Wallet. Configuración en Google Wallet En Google Wallet podemos configurar el color de fondo, si se muestra el código QR o no, y si se muestra el logotipo de la entidad (si se introduce un icono, el icono tendrá prioridad). También la imagen inferior del carnet y los elementos que se mostrarán. Para cada uno de los campos podemos definir: Posición: Título de la cabecera frontal (es el título del carnet), campo principal (aparece debajo del título) o campo posterior (campos que aparecen en la parte trasera del carnet). Elemento: El campo básico o campo adicional que queremos mostrar. Nombre del campo, Mayúsculas, Visible y Orden (número que sirve para ordenar los elementos, especialmente útil en los campos de la parte posterior, donde puede haber varios). Configuración en Apple Wallet (archivo .pkpass) Para el sistema de Apple podemos configurar el color de fondo, el color del texto, el color de los títulos de los campos y si se muestra el código QR o no. También se puede elegir si se muestra el logotipo de la entidad (si se introduce una imagen de cabecera, esta tendrá prioridad) y la imagen de cabecera del carnet. 💡 Consejo: Truco de espacio para Apple Wallet Si se prescinde del campo Título del carnet, la imagen de cabecera puede ocupar todo el ancho del carnet. Los elementos a mostrar se pueden organizar según las siguientes posiciones de importancia: Título de la cabecera frontal (título del carnet) o Título de la cabecera posterior. Campo principal: Se muestra en toda la cabecera del carnet. Secundario: Se muestra debajo del campo principal (si hay más de uno, se organizan en columnas). Auxiliar: Se muestra debajo del campo secundario (también se organizan en columnas). Campo bajo el QR o Campo posterior (campos que aparecen en la parte trasera del carnet). Para cada campo definiremos el Elemento a mostrar, el Nombre del campo, si va en Mayúsculas, la Visibilidad y el Orden. Envío del carnet al Wallet Disponemos de una plantilla para configurar el contenido del correo electrónico que recibe el contacto cuando se le envía el carnet digital desde: Configuración → Plantillas de correos electrónicos → Correo de entrega del carnet digital. Si queremos que el correo incluya los botones para añadir los carnets a Google Wallet y Apple Wallet, debemos asegurarnos de que la plantilla contenga las variables necesarias dentro del cuerpo del mensaje: %google_wallet_image_and_link% → Enlace e imagen para añadir a Google Wallet. %apple_wallet_image_and_link% → Enlace e imagen para añadir a Apple Wallet. Cuando el usuario reciba el correo electrónico de entrega del carnet, podrá pulsar estos botones para descargar el carnet en su cartera digital. Un usuario de Android deberá pulsar el botón Añadir a Google Wallet, y un usuario con iOS deberá pulsar el botón Añadir a la cartera de Apple. ℹ️ Nota: Compatibilidad con otras aplicaciones y archivo .pkpass Aunque lo más habitual es utilizar las aplicaciones oficiales de Google y Apple, en ocasiones los usuarios utilizan otras aplicaciones para guardar sus carnets (WalletPasses, PassAndroid, PassWallet, Pass2U Wallet…). Por este motivo, en el mismo correo electrónico también se adjunta el archivo carnet.pkpass para poder importarlo en cualquier aplicación que gestione pases. Este archivo comprimido contiene un archivo JSON con los datos, las imágenes, una firma digital de autenticidad y otros recursos, siguiendo el estándar oficial de Apple. Consideraciones técnicas y consejos Desde principios de 2024, Google Wallet ha comenzado a interpretar e incorporar archivos en formato .pkpass. Esto reduce la necesidad de instalar otras aplicaciones, aunque todavía presenta algunas limitaciones y diferencias respecto a Apple Wallet. Por ejemplo, mientras que en Apple Wallet es posible incluir una imagen de cabecera que ocupe todo el ancho del carnet, en Google Wallet esta imagen no se muestra ni siquiera como icono del carnet. También ocurre que los colores de los títulos en Google Wallet se determinan automáticamente según el color de fondo del carnet, en lugar del color definido en el archivo .pkpass. Por este motivo, de momento se mantiene una configuración específica para Google Wallet para poder personalizar el carnet según la plataforma. Si en el futuro Google Wallet interpreta los archivos de la misma manera que Apple, es posible que se desactive esta configuración específica. ⚠️ Aviso: Aviso sobre las pruebas de diseño Dado que estos carnets se generan en un formato específico para dispositivos móviles, no se pueden previsualizar desde el programa Gestión de Entidades. Recomendamos realizar envíos de prueba a un usuario propio, hacer tests en todas las plataformas disponibles y ajustar el diseño antes de enviarlos a todos los socios. Si necesitáis asistencia con el diseño o la configuración de carnets para Google Wallet o Apple Wallet, no dudéis en contactar con nuestro equipo de soporte. Módulo de Campos Adicionales Personalización de los perfiles de contactos con información extra. Introducción El módulo Campos Adicionales ofrece la posibilidad de añadir información extra a los perfiles de los contactos, permitiendo personalizar y ampliar los datos registrados según las necesidades de vuestra entidad. Estos nuevos campos estarán disponibles automáticamente en: Edición de los valores en el apartado de edición de contactos. Visualización de los valores en la ficha de cada contacto. Filtros, importación y exportación de contactos. Inclusión de datos en el carnet digital. Formulario de inscripción de socio desde la página web. Plantillas de correo electrónico. Configuración de los campos adicionales Para añadir campos adicionales, es necesario acceder a: Configuración → Campos adicionales. A continuación, pulsamos el botón "Añadir campo adicional". Es obligatorio indicar un nombre para el campo y el tipo de valor que contendrá: Texto corto / Texto largo / Texto con formato. Numérico / Fecha / Booleano (Sí/No). Selección / Selección múltiple. También podemos añadir: Títulos: Para separar los campos en bloques e indicar un título para cada bloque del formulario. Párrafo: Para añadir información adicional o instrucciones sobre cómo se deben rellenar algunos de los campos. Una vez guardado, se abre la ficha completa del campo adicional. En esta ventana podemos modificar y ajustar la siguiente información: Nombre del campo. Longitud máxima (en el caso de campos de tipo Texto). Orden: Para organizar la posición de los campos dentro del formulario visual. Visible: Sí/No. Obligatorio: Sí/No (si el socio está obligado a rellenarlo para guardar). Visible en el formulario de alta de socio desde la página web: Sí/No. Pestaña Opciones (esta pestaña solo aparecerá y estará disponible para los tipos Selección y Selección múltiple). En la pestaña Opciones podemos añadir, modificar o eliminar todas las opciones de respuesta que el usuario podrá escoger en los desplegables del formulario. Edición de los valores en el apartado de edición de contactos Una vez configurados los campos adicionales, podemos acceder a la edición de cualquiera de los contactos y veremos que podemos rellenar los campos dentro del bloque Campos adicionales. Según el tipo de valor del campo, veremos que podemos introducir texto, una fecha, una casilla de selección (check), o seleccionar una o varias opciones. Los campos aparecen en el orden indicado en el campo Orden. Visualización de los valores en la ficha de cada contacto En la ficha de cada contacto, si existen campos adicionales creados en la configuración, aparecerá el bloque Campos adicionales, donde podréis visualizar el listado de campos y los valores introducidos en la edición del contacto. Filtrado de contactos En los listados de contactos, podéis filtrar por prácticamente todos los campos disponibles. Si tenéis campos adicionales configurados, estos aparecerán justo debajo de los campos habituales y también podréis utilizarlos para filtrar los contactos. Podéis escoger cada uno de estos campos, indicar un operador y un valor, para filtrar el listado de contactos. Importación de contactos Como ya sabemos, podemos importar masivamente contactos al grupo deseado a través de un archivo Excel. Para hacerlo, solo hay que pulsar el botón "Importar" dentro del grupo en el que queremos añadir a las personas. Para realizar la importación correctamente, es necesario disponer de los datos en un archivo Excel con un formato de columnas específico. A través de la ventana de importación, se puede descargar la plantilla de modelo para asegurar que los datos cumplen los requisitos, pulsando el botón "Descargar plantilla Excel". Si hay campos adicionales configurados, la plantilla se generará incluyendo estos campos. Automáticamente se añadirán en la cabecera del documento los nombres de los campos y una descripción del formato requerido para sus valores. ❗ Importante: Campos de selección múltiple En los casos de campos de tipo Selección múltiple, es necesario introducir los valores separados por comas. Los valores indicados en estas columnas se almacenarán automáticamente en los campos adicionales de la ficha de contacto. Exportación de contactos Cuando exportamos un listado de contactos a Excel, las columnas correspondientes a los campos adicionales configurados se añadirán automáticamente para incluir también los valores de estos campos. En el caso de los campos de tipo selección múltiple, los valores se mostrarán separados por comas. Inclusión de datos en el carnet digital Los valores que asignamos a los campos adicionales de un contacto se pueden mostrar en los carnets digitales en PDF, en Google Wallet y en Apple Wallet. En todos los casos, al acceder a la lista para añadir elementos al carnet, los campos adicionales estarán disponibles después de los datos habituales, permitiendo seleccionarlos como cualquier otro campo. Formulario de inscripción de socio en la web Los campos adicionales se pueden añadir al formulario de inscripción de socio de la página web para solicitar información extra a la persona que se inscribe en la entidad, si así lo deseamos. Para ello, es necesario acceder a la edición del campo adicional (Configuración → Campos adicionales) y marcar la opción "Visible en el formulario de alta de socio". Los campos marcados con la casilla de selección se mostrarán en el formulario de inscripción, siguiendo el orden indicado en el campo Orden. Plantillas de correo electrónico También es posible incluir los valores de los campos adicionales de los contactos en algunas plantillas de correo electrónico que reciben las personas. Para configurar las plantillas de correo, acceded a: Configuración → Plantillas de correos electrónicos y seleccionad la plantilla que queráis editar. En los campos Asunto y Contenido del mensaje, podéis añadir las variables correspondientes a los valores de los campos adicionales. Para facilitar esta tarea, la aplicación muestra una leyenda con las variables disponibles, incluyendo el nombre del campo y la variable que se debe utilizar. Esta variable debe incluirse en el asunto o en el contenido del mensaje, siguiendo el mismo procedimiento que para otras variables, como el nombre de la persona o el nombre de la entidad. Eliminación de campos adicionales Para eliminar un campo adicional, es necesario acceder a la edición del campo (Configuración → Campos adicionales → Seleccionar el campo) y pulsar el botón "Eliminar". ⚠️ Aviso: Atención: Eliminación irreversible Esta acción eliminará el campo adicional y todos los datos introducidos en los contactos para ese campo. Además, el campo ya no podrá vincularse a los carnets digitales, a las plantillas de correo, a los Excel de importación/exportación, a los filtros, etc. Módulo de Etiquetas Postales Impresión de etiquetas con direcciones postales de los contactos. Se trata de poder imprimir etiquetas con las direcciones postales de cualquiera de los grupos de contactos o de cualquier listado filtrado de contactos. Generar etiquetas Para ello, es necesario acceder al listado de contactos y pulsar el botón "Etiquetas" en la parte superior del listado. Se abrirá una ventana para escoger el número de etiquetas por página y el formato. Una vez escogido el formato de la página, pulsamos el botón "Generar" y automáticamente se descargará un PDF con las etiquetas. 💡 Consejo: Consejo de impresión A la hora de imprimir el PDF, es importante indicar que se quiere hacer a tamaño real, sin que la aplicación que abre el PDF ajuste la escala o las dimensiones del documento. Si es necesario ajustar los márgenes de la página o de las etiquetas, podemos hacerlo desde el apartado Configuración → Etiquetas postales. Configuración del formato de etiquetas Para añadir nuevos formatos de etiquetas o ajustar los existentes, podemos ir al apartado Configuración → Etiquetas postales, o bien, desde la ventana de generar etiquetas, pulsar el botón "Añadir formatos". Podemos definir múltiples formatos de etiquetas. Por defecto se ofrecen los formatos más habituales. Pulsando el botón "Editar" podemos modificar cada uno de los formatos, y con el botón "Añadir formato" podemos añadir nuevos. Podemos configurar los siguientes campos: Nombre: Identificador que se mostrará en el listado de formatos al generar las etiquetas. N.º de columnas: Número de columnas de la hoja de etiquetas. N.º de filas: Número de filas de la hoja de etiquetas. Tamaño de la letra: Tamaño de la letra de todo el texto. Separación entre líneas: Número de puntos que separan cada línea de texto. Plantilla: Texto que se mostrará en cada etiqueta (en la parte derecha se muestran todos los campos disponibles). Márgenes de la etiqueta: Márgenes (en centímetros) que queremos aplicar dentro de cada etiqueta. Márgenes de la página: Márgenes de la página (en centímetros). Opción "Rellenar la última fila de cada página": Algunas impresoras no pueden imprimir en la parte inferior de la página, por lo que existe la opción de decidir si se quiere rellenar o no la última fila de la página. Agenda Programación y gestión de eventos de la entidad. Introducción a la Agenda Si tenéis el módulo Agenda activo, veréis el apartado Agenda en el menú principal, que abre el calendario con todas las actividades programadas de la entidad. Vistas del calendario Podemos visualizar el calendario en la vista mensual, semanal (por defecto) o diaria, así como navegar hacia adelante o hacia atrás por los meses, semanas o días, respectivamente. Gestión de eventos Para añadir un evento, hay que pulsar el botón "Añadir" en la parte superior del calendario, o bien pulsar sobre el calendario en la fecha y/o la hora en la que queremos programarlo. En este caso, el campo Fecha de inicio aparecerá rellenado automáticamente en la nueva ventana. Podemos rellenar la siguiente información del evento, en la pestaña Datos: Tipo de actividad: Es necesario indicar la categoría de la actividad. Espacio: Podemos escoger entre los espacios que están configurados para programar eventos. Nombre del evento y Descripción. Fecha de inicio y Fecha de finalización. URL de venta de entradas. Enviar recordatorio a las personas: Por si queremos enviar un recordatorio a todas las personas invitadas de forma automática, con las opciones: Publicarla en la web de la entidad: Marcando esta opción, el evento se visualizará en la página web pública de la entidad. Dirección del evento: Por defecto, se cargará la dirección del espacio indicado en el campo Espacio, pero se puede modificar. Población: Por defecto, se cargará la población del espacio indicado en el campo Espacio, pero se puede modificar. Generar repeticiones: Si activamos esta opción, podemos indicar qué días de la semana se repite el evento y hasta qué día queremos que se replique el evento. ℹ️ Nota: Gestión de eventos replicados Esta funcionalidad duplica el evento tantas veces como hayamos indicado. En este caso, al modificar un evento replicado, tendremos que escoger si queremos modificar solo el evento de forma individual, el individual y los futuros, o bien todos los eventos relacionados. Una vez guardado el evento, si lo volvemos a abrir, podremos realizar más acciones: Pestaña Imágenes (Subir fotografías): Podemos subir el cartel o fotografías del evento. Hay que tener en cuenta que, si es un evento público (en la página web de la entidad), estas imágenes se visualizarán en la web en el mismo orden que configuremos en la aplicación. Para cada imagen podemos marcar la opción de adjuntarla al correo de invitación. De esta manera, cuando se envíe el correo de invitación al evento, se enviarán todas las imágenes marcadas (por ejemplo, el cartel de una actividad). Pestaña Documentos (Subir documentos): Podemos subir varios documentos de la actividad. También tenemos la opción de marcar que un documento se adjunte al correo de invitación (por ejemplo, un orden del día de una asamblea, una autorización de menores, etc.). Modificar evento Para modificar un evento, hay que pulsar sobre el evento en el calendario y se abrirá una ventana con todos los datos para poder modificarlos. Una vez realizados los cambios, es necesario pulsar el botón "Guardar". Eliminar evento Podemos eliminar un evento abriendo la ventana del evento y pulsando el botón "Eliminar" en la parte inferior. Filtrado y exportación de la agenda Filtrar calendario Desde la vista del calendario, podemos filtrar los eventos por tipo de actividad, por el espacio, por si es un evento público o no, o por si aparece en la web de la FAC. Exportación Podemos exportar el listado de eventos a PDF. Para hacerlo, pulsamos el botón "Exportar" e indicamos un intervalo de fechas. ℹ️ Nota: Filtros activos En caso de haber indicado filtros en el calendario, la exportación también tendrá en cuenta los filtros seleccionados previamente. Agenda web pública Para ver la Agenda a través de la página web, hacemos clic en el botón "Agenda web". Se abrirá una página web pública con el listado y la información básica de los eventos futuros. La imagen de cada evento es la primera de las fotos que hemos configurado en cada uno de los eventos. Desde el listado de eventos, podemos filtrar por el título, por la fecha en la que comienza el evento y por el tipo de actividad. Podemos ampliar la información pulsando en cada uno de los eventos, y se nos abrirá la ficha completa con toda la información y el resto de fotografías. Para añadir la página de eventos a la página web de la entidad podemos hacerlo de varias maneras: Enlace directo: Creando un enlace desde la página web a la URL de la agenda que se nos ha abierto. Incrustación (iframe): Incrustando la página que se nos ha abierto dentro de la web propia. Esto lo hacemos añadiendo el siguiente código HTML en la página donde queremos mostrar la agenda: