Agenda
Programación y gestión de eventos de la entidad.
Introducción a la Agenda
Si tenéis el módulo Agenda activo, veréis el apartado Agenda en el menú principal, que abre el calendario con todas las actividades programadas de la entidad.
Vistas del calendario
Podemos visualizar el calendario en la vista mensual, semanal (por defecto) o diaria, así como navegar hacia adelante o hacia atrás por los meses, semanas o días, respectivamente.
Gestión de eventos
Para añadir un evento, hay que pulsar el botón "Añadir" en la parte superior del calendario, o bien pulsar sobre el calendario en la fecha y/o la hora en la que queremos programarlo. En este caso, el campo Fecha de inicio aparecerá rellenado automáticamente en la nueva ventana.
Podemos rellenar la siguiente información del evento, en la pestaña Datos:
- Tipo de actividad: Es necesario indicar la categoría de la actividad.
- Espacio: Podemos escoger entre los espacios que están configurados para programar eventos.
- Nombre del evento y Descripción.
- Fecha de inicio y Fecha de finalización.
- URL de venta de entradas.
- Enviar recordatorio a las personas: Por si queremos enviar un recordatorio a todas las personas invitadas de forma automática, con las opciones:
- Publicarla en la web de la entidad: Marcando esta opción, el evento se visualizará en la página web pública de la entidad.
- Dirección del evento: Por defecto, se cargará la dirección del espacio indicado en el campo Espacio, pero se puede modificar.
- Población: Por defecto, se cargará la población del espacio indicado en el campo Espacio, pero se puede modificar.
- Generar repeticiones: Si activamos esta opción, podemos indicar qué días de la semana se repite el evento y hasta qué día queremos que se replique el evento.
ℹ️ Nota: Gestión de eventos replicados
Esta funcionalidad duplica el evento tantas veces como hayamos indicado. En este caso, al modificar un evento replicado, tendremos que escoger si queremos modificar solo el evento de forma individual, el individual y los futuros, o bien todos los eventos relacionados.
Una vez guardado el evento, si lo volvemos a abrir, podremos realizar más acciones:
- Pestaña Imágenes (Subir fotografías): Podemos subir el cartel o fotografías del evento. Hay que tener en cuenta que, si es un evento público (en la página web de la entidad), estas imágenes se visualizarán en la web en el mismo orden que configuremos en la aplicación.
Para cada imagen podemos marcar la opción de adjuntarla al correo de invitación. De esta manera, cuando se envíe el correo de invitación al evento, se enviarán todas las imágenes marcadas (por ejemplo, el cartel de una actividad).
- Pestaña Documentos (Subir documentos): Podemos subir varios documentos de la actividad. También tenemos la opción de marcar que un documento se adjunte al correo de invitación (por ejemplo, un orden del día de una asamblea, una autorización de menores, etc.).
Modificar evento
Para modificar un evento, hay que pulsar sobre el evento en el calendario y se abrirá una ventana con todos los datos para poder modificarlos. Una vez realizados los cambios, es necesario pulsar el botón "Guardar".
Eliminar evento
Podemos eliminar un evento abriendo la ventana del evento y pulsando el botón "Eliminar" en la parte inferior.
Filtrado y exportación de la agenda
Filtrar calendario
Desde la vista del calendario, podemos filtrar los eventos por tipo de actividad, por el espacio, por si es un evento público o no, o por si aparece en la web de la FAC.
Exportación
Podemos exportar el listado de eventos a PDF. Para hacerlo, pulsamos el botón "Exportar" e indicamos un intervalo de fechas.
ℹ️ Nota: Filtros activos
En caso de haber indicado filtros en el calendario, la exportación también tendrá en cuenta los filtros seleccionados previamente.
Agenda web pública
Para ver la Agenda a través de la página web, hacemos clic en el botón "Agenda web". Se abrirá una página web pública con el listado y la información básica de los eventos futuros.
La imagen de cada evento es la primera de las fotos que hemos configurado en cada uno de los eventos.
Desde el listado de eventos, podemos filtrar por el título, por la fecha en la que comienza el evento y por el tipo de actividad.
Podemos ampliar la información pulsando en cada uno de los eventos, y se nos abrirá la ficha completa con toda la información y el resto de fotografías.
Para añadir la página de eventos a la página web de la entidad podemos hacerlo de varias maneras:
- Enlace directo: Creando un enlace desde la página web a la URL de la agenda que se nos ha abierto.
- Incrustación (iframe): Incrustando la página que se nos ha abierto dentro de la web propia. Esto lo hacemos añadiendo el siguiente código HTML en la página donde queremos mostrar la agenda:
<iframe style="width: 100%; height: 100%; border: none; margin: 0; padding: 0; overflow-y: scroll;" src="dirección_de_la_página_que_se_nos_ha_abierto" />
- Integración vía API (nivel avanzado): Accediendo a la API de Gestión de entidades para recibir toda la información de los eventos en formato JSON.